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Lean Coffee - Ablauf, Vorteile, Tipps & Tricks

Lean Coffee ist ein strukturiertes Format für unstrukturierte Meetings. Hier erfährst du alles zu Ablauf, Vorteilen, Tipps und Tricks zu Lean Coffee.

Los geht’s!

Viele Meetings und Termine sind unstrukturiert, haben keine Agenda und kein vorher festgelegtes Ziel. Genau diese Aspekte macht sich das Format zunutze:

Lean Coffee ist ein strukturiertes Format für unstrukturierte Treffen und zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • strukturiertes Meeting
  • ohne vorher festgelegte Agenda
  • ohne verpflichtende Teilnahme
  • ohne vorab festgelegtes Ziel

1. Der Begriff Lean Coffee

Lean: Das Format folgt den Prinzipien des Lean Thinking:

  • Vermeidung von Verschwendung
  • Verstärken von Lernen
  • Eigenverantwortung
  • Das Ganze sehen

Coffee: Es soll eine lockere Atmosphäre geschaffen werden, in der die Teilnehmer während des Meetings Kaffee (oder gern auch Tee) trinken.

2. Lean Coffee sinnvoll einsetzen

Das Format kann man für unterschiedliche Bedürfnisse verwenden, z.B.

  • Erfahrungsaustausch in Abteilungen
  • In einer Retrospektive
  • Austausch zwischen Interessenten zu einem Themenbereich (Wissenstransfer)

3. Geschichte des Lean Coffee

2009 kamen Jim Benson und Jeremy Lightsmith aus Seattle auf die Idee, zurückhaltende und offene Meetings mit einer Gruppe von Menschen abzuhalten, um Lean-Techniken in der Wissensarbeit zu diskutieren.

Diese einfache Idee stützt sich auf das Fachwissen und die Vielfalt am Tisch, um in jedem einzelnen Meeting eine gemeinsame Agenda und ein lebhaftes Gespräch aufzubauen. Warum lieben wir Lean Coffee? Weil die Gespräche zielgerichtet und produktiv sind und die Tagesordnung für das Treffen demokratisch festgelegt wird. Die Teilnehmer sind bereit zu schaffen und zu lernen und bringen in jedem Meeting einen echten Mehrwert. Sie diskutieren über mehr Substanz, verschwenden weniger Zeit und bleiben mit echten Handlungsgegenständen zurück.

4. Vorteile von Lean Coffee

Lean Coffee bietet folgende Vorteile:

  • Einfachheit des Formats
  • geringer Aufwand zur Vorbereitung und Durchführung
  • Diskussion auf Augenhöhe ohne Hierarchie
  • Kürze des Formats
  • Regelmäßiger Austausch

Wie funktioniert Lean Coffee?

Wie gerade beschrieben, benötigt ein Meeting in diesem Format nur wenig Vorbereitung und ist einfach durchzuführen.

1. Vorbereitung

Folgende Dinge solltest du für dein nächstes Lean Coffee dabeihaben:

  • Ausreichend Stifte
  • Genügend Post-its
Materialien

2. Ablauf

Board erstellen

Erstelle zu Beginn ein Board mit den 3 Spalten:

  • To Discuss
  • Discuss
  • Discussed
Board für Lean Coffee

Themen sammeln

Bitte die Teilnehmer Themen zu sammeln, die sie in dem Meeting besprechen wollen. Jedes Thema sollte auf einem Post-it stehen. (5min)

Themen vorstellen

Jeder Teilnehmer stellt nun seine Themen in 1-2 Sätzen vor und hängt die Post-its in die Spalte „To Discuss“ (5min)

Themen sammeln

Optional: Themen gruppieren

Sofern ihr gleiche bzw. ähnliche Themen hab, gruppiert diese. (1min)

Priorisieren

Im folgenden Schritt werden die Themen demokratisch mit DOT-Voting priorisiert: Jeder Teilnehmer hat 3 Punkte, die er verteilen darf. Dabei dürfen alle 3 Punkte beliebig auf die Themen verteilt werden.
Danach ordnet ihr die Themen nach der Anzahl der Punkte absteigend.

Themen priorisieren mit Dot-Voting

Themen diskutieren

Jetzt beginnt die Diskussion des Themas mit den meisten Punkten. Dabei wird jedes Thema zeitlich begrenzt mit 8 Minuten. Nach den 8 Minuten gibt es eine Abstimmung mit

  • „Daumen hoch“ – weiter diskutieren
  • „Daumen runter“ – weiter zum nächsten Thema

Die einfache Mehrheit gewinnt. Es werden nun 4 Minuten weiter diskutiert. Nun gibt es eine erneute Abstimmung, ob 2 weitere Minuten diskutiert werden soll. Wenn danach immer noch Redebedarf besteht, kann final 1 Minute weiter diskutiert werden. Danach ist dieses Thema abgeschlossen.

Offene Fragen können im Anschluss an den Termin bzw. in einem neuen Termin besprochen werden. So wird ein Thema maximal 15 Minuten besprochen.

Nun geht ihr zum nächsten Thema über und fahrt fort, bis die Timebox des Termins ausgeschöpft ist.

Themen diskutieren

Optional: Abschluss mit Feedback

Ich nutze gern das Ende des Meetings, um Feedback der Teilnehmer einzusammeln. Dabei bitte ich jeden Teilnehmer, die investierte Zeit des Meetings zum Nutzen zu bewerten. Oftmals benutzen wir die Fisft of Five Methode:

  • 5 Finger: Der Nutzen des Meetings überwiegt deutlich die investierte Zeit
  • 4 Finger: Der Nutzen des Meetings überwiegt die investierte Zeit
  • 3 Finger: Nutzen und Zeit des Meetings sind ausgeglichen
  • 2 Finger: Ich habe zu wenig Nutzen aus der investierten Zeit gezogen
  • 1 Finger: Das Meeting war reine Zeitverschwendung

Falls das Feedback sehr negativ ausfällt, frage die Teilnehmer, was das Meeting wertvoller gemacht hätte.

3. Optimale Teilnehmeranzahl

Eine genaue Teilnehmerzahl ist nicht vorgegeben. Aus meinen Erfahrungen lohnt sich das Format für 3-12 Teilnehmer. Bei zu vielen Teilnehmern besteht die Gefahr, dass nicht jeder Teilnehmer zu Wort kommt.

4. Moderation des Lean Coffee

Grundsätzlich ist die Moderation eines Lean Coffee kein Hexenwerk. Ich gebe dir aber ein paar Tipps und Tricks, damit dein nächstes Lean Coffee zum Erfolg führt:

  1. Bereite das Meeting vor und organisiere Raum, Stifte und Post-its.
  2. Erstelle das Board mit den 3 Spalten bereits vor dem Meeting.
  3. Beginne das Meeting pünktlich, egal ob Teilnehmer fehlen oder nicht.
  4. Beende das Meeting pünktlich.
  5. Hole dir am Ende Feedback der Teilnehmer.
  6. Notiere Aspekte, Entscheidungen, Erkenntnisse und offene Fragen auf Post-ist und mache diese sichtbar für Folgetermine
  7. Halte strikt die jeweiligen Timeboxen ein. Unterbrich zur Not die Diskussion. Das Meeting-Format lebt von den Timeboxen.
  8. Halte nicht besprochene Themen digital oder als Notiz für zukünftige Themen fest.

5. Abgrenzung zu Open Space

Lean Coffee grenzt sich von Open Space ab:

  • Es gibt nur eine Diskussion mit allen Teilnehmern
  • Die Diskussionen sind von vornherein zeitlich begrenzt
  • Am Ende des Meetings gibt es nicht unbedingt ein Handlungsplan

Wie führt man Lean Coffee Online durch?

Nicht immer befinden sich alle Interessenten an einem Ort. Dank neuer Technologien, Tools und Breitband-Internet kann man ein Lean Coffee auch sehr gut online durchführen. Dabei sollte man folgende Dinge beachten:

1. Regeln für Online-Meetings

Mache die Regeln für effektive remote Arbeit bekannt, z.B.

  • Jeder Teilnehmer aktiviert die Webcam
  • Stummschalten, wenn man nicht spricht
  • Optional: Handzeichen, um sprechen zu wollen

2. Tipps & Tricks für Online-Meetings

Folgende Tipps & Tricks helfen dir:

  • Moderiere vorher ein paar Mal offline Lean Coffee Veranstaltungen, um mit der Methode und dem Vorgehen vertraut zu sein
  • Lerne deine Tools kennen: Stelle sicher, dass du deine Werkzeuge kennst und genau weißt, wie du sie benutzen musst.
  • Blende dauerhaft einen Timer ein: So können die Teilnehmer sich an der Timebox orientieren.
  • Halte das aktuell diskutierte Thema sichtbar während der Diskussion.

3. Tools

Lean Coffee Online Board

Für das Board benutze ich sehr gern Scrumlr. Auf dem Bild unten siehst du, wie du das Lean Coffee Format auswählen kannst.

Scrumlr

Online Timer

Den Online Timer in Scrumlr kann man leider nicht so gut anpassen. Deswegen benutze ich das Tool Webuhr. Dabei achte ich darauf, dass ich die Fenster so anordne, dass der Timer immer sichtbar ist.

 

Online Timer

Lean Coffee für Scrum Master

Wie du als Scrum Master Lean Coffee für dich nutzen kannst:

Veranstalte regelmäßig ein Lean Coffee zu agilen Themen

Das Ganze hat zwei Vorteile: Du unterstützt die Verbreitung und Anwendung von agilem Arbeiten und deinem Unternehmen. Zusätzlich bekommst du durch die Themensammlung einen Eindruck, wo aktuell der Schuh drückt. Du kannst die Themen im Weiteren verfolgen und gezielt unterstützen.

Veranstalte Lean Coffee Meetings für unterschiedliche Zielgruppen

Lade zum Beispiel alle Product Owner zu einem „Lean Coffee für Product Owner“ ein. Sehr wahrscheinlich werden dort relevante Themen für eure Product Owner diskutiert. Das gleiche kannst du auch für Teamleiter, etc. machen. So bekommst du als Scrum Master ein Gesicht in deiner Organisation. Scrum-fremde Personen sehen dann, dass du für sie eine Hilfe sein kannst.

Nimm an Lean Coffee Veranstaltungen außerhalb deiner Organisation teil

Wenn du an Veranstaltungen außerhalb deiner Organisation teilnimmst, kannst du ich mit anderen Experten austauschen und von ihnen lernen und so deine Entwicklung als Scrum Master vorantreiben.