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Remote Scrum: Agiles Arbeiten in verteilten Teams

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Remote Scrum: Agiles Arbeiten in verteilten Teams

Die Coronakrise hat uns fest im Griff und Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter ins Home-Office, um von dort aus zu arbeiten. In meinem aktuellen Projekt arbeiten wir derzeit nun auch komplett verteilt. Wie kann Remote Scrum funktionieren und was braucht es, um agiles Arbeiten in verteilten Teams erfolgreich zu gestalten?

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit einfachen Tools und Anpassungen dein Team bei der Remote Arbeit unterstützen kannst.

Remote Scrum: Agiles Arbeiten in verteilten Teams

Hast du dir schon einmal bewusst gemacht, wie dein Team mit externen Dienstleistern, anderen Abteilungen und anderen Teams innerhalb deines Unternehmens arbeitet? In vielen Fällen arbeitet ihr bereits verteilt.

In jedem meiner Projekte, die ich als Entwickler oder Scrum Master begleitet habe, gab es immer Schnittstellen nach außen, die wir ausschließlich remote bedient haben. Grundsätzlich arbeiten viele Menschen bereits in Teilen remote und sind sich dessen gar nicht bewusst. Immer dann, wenn du Meetings hast, wo nicht alle Teilnehmer im gleichen Raum sind, arbeitest du remote.

Technisches Setup für agiles Arbeiten in verteilten Teams

Damit eure Remote Kollaboration reibungslos funktioniert, benötigt ihr ein grundlegendes Setup, dass die Verteilung der Teammitglieder wettmacht. Für den Anfang reichen kostenlose Tools aus, um schnell zu starten.

Kostenlose Tools für Remote Scrum

Es gibt eine Reihe von kostenlosen Tools, mit denen ihr direkt loslegen könnt:

Videochat

  • Google Hangouts
    Ihr benötigt lediglich einen Google Account, den sich jedes Teammitglied in ein paar Minuten erstellen kann
  • MS Teams
    Grundsätzlich ist MS Teams in Office 365 integriert und viele Unternehmen haben dieses Werkzeug bereits unternehmensweit ausgerollt. Falls dem nicht so ist, bietet Microsoft in diesen Zeiten eine kostenlose Version an.
  • Zoom
    In der kostenlosen Version beträgt die maximale Meetingdauer 40 Minuten. 

Scrum Board

Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Werkzeuge wie JIRA. Diese könnt ihr natürlich weiterhin verwenden. Falls ihr kein digitales Scrum Board habt, dann könnt ihr auf die kostenlose Variante von Trello umschwenken.

Ablagesystem für Dokumente

Je nach Unternehmensfreigabe (Datenschutz) könnt ihr Tools von Google benutzen, um eure Arbeit zu visualisieren.

Zur Not arbeitet ihr mit euren bestehenden Werkzeugen im Unternehmen.

Zusätzliche Tools

Es gibt natürlich auch eine große Anzahl von kostenpflichtigen Tools, die eure Remote Scrum Events vereinfachen. Hier eine Liste von Tools mit kurzer Beschreibung:

Tools für Remote Scrum Events

  • Scrumlr bietet folgende Formate
    • Plus und Delta
    • Lean Coffee
    • Start, Stop, Continue
    • Mad, Sad, Glad
    • Keep, Add, Less, More
    • 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed for)
  • Miro ist eine Online Collaboration Plattform mit verschiedenen Templates, nicht nur für Retrospektiven
  • Mural ist ein digitaler Workspace mit vielen Templates
  • Retrium ist ein Online Retrospektiven Tool mit vielen Aktivitäten und Maßnahmen-Plan

Working Agreements für Remote Meetings

Wenn auch dein Team für eine gewisse Zeit remote arbeiten muss, wie jetzt in Zeiten der Coronakrise, dann etabliert Vereinbarungen für die Art und Weise der Zusammenarbeit bzw. passt eure Working Agreements an. Das bekommt man auch in 30 Minuten hin. Gegebenenfalls könnt ihr später, beruhend auf eurer Erfahrung der Online Zusammenarbeit, diese anpassen.

Hier ein paar Beispiele für Working Agreements:

  • Alle Teilnehmer sind 5 Minuten vor dem Termin im Videochat
  • Alle Teilnehmer aktivieren die Kamera
  • Wer nicht spricht, deaktiviert sein Mikrofon
  • Kurze prägnante Aussagen, statt lange Monologe
  • Langsam sprechen
  • Remote Meetings dauern nicht länger als 90 Minuten
  • Alle 45 Minuten 5 Minuten Pause
  • Remote Meetings werden pünktlich beendet

Checkliste für Remote Scrum

Arbeite diese Checkliste mit deinem Team ab, um ein erstes Setup für Remote Scrum zu bekommen:

  • Technisches Setup einrichten
    • Videochat
    • Scrum Board
    • Dateiablage
    • Collaboration-Tool
  • Working Agreements definieren und zugänglich für alle Teammitglieder ablegen
  • Für Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospektive und Refinement eine Übersicht mit folgenden Details erstellen und zugänglich für alle Teammitglieder ablegen
    • Ziel des Termins
    • Agenda (inklusive Pausen)
    • Checkliste für die Vorbereitung

Nach einem Sprint solltet ihr in der Retrospektive diese Aspekte überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

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Tipps und Tricks für agiles Arbeiten in verteilten Teams

Hier ein paar praktische Tipps für verschiedene Aspekte bezüglich agilen Arbeitens in verteilten Teams:

1. Meeting-Vorbereitung

Um die Teilnehmer des Remote Meetings nicht zu langweilen und die Aufmerksamkeit hochzuhalten, bedarf es einer intensiveren Vorbereitung. So öffne ich bereits einige Minuten vor einem Meeting alle wichtigen Seiten (z.B. Sprint-Board, Agenda und Ziele, Burndown-Chart, etc.) jeweils in einem eigenen Tab im Browser und kann so schnell zwischen den Seiten wechseln.

Erstelle für jedes Meeting eine Seite mit Ziel und Agenda und habe diese Seite zu Beginn des Termins geöffnet und mit den Teilnehmern geteilt über deinen Bildschirm.

2. Planning Poker

Es gibt verschiedene Desktop-Tools für das Planning Poker in verteilten Teams. Meiner Erfahrung nach sind mobile Apps jedoch einfacher zu handhaben: Jeder Teilnehmer wählt seine Schätzung in der App auf seinem Smartphone aus. Wenn alle Teammitglieder ihre Schätzung vorgenommen haben, zeigen sie diese gleichzeitig in die Kamera.

Es gibt recht viele Apps für Planning Poker. Diese App gibt es für Android und iOS

Notfalls können die Teilnehmer auch ihre Schätzung auf einen Zettel schreiben und in die Kamera halten.

3. Entscheidungen treffen

Egal ob remote oder nicht: Teams, die schnelle Entscheidungen treffen, entwickeln sich schneller und kommen schneller voran. Falls noch nicht geschehen, schlage deinem Team das Prinzip der Konsent-Entscheidung:

„Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden. Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“, das ist ein Konsent-Entscheid. Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken.“

Quelle: https://www.business-wissen.de/artikel/entscheidungsfindung-entscheidungen-im-team-treffen/

4. Offene Fragen

Gerade im Sprint Planning und Refinement werden Fragen zu Product Backlog Einträgen häufig auftreten. Damit nicht Alle durcheinander reden, fragt der Product Owner zum Beispiel, ob Jeder den jeweiligen Product Backlog Eintrag verstanden hat und die Teilnehmer geben mit Daumen hoch bzw. Daumen runter Rückmeldung. Solche kleinen Dinge vereinfachen die Kommunikation über Videochat enorm.

5. Kontinuierliche Verbesserung durch Meeting-Feedback

Um eure remote Zusammenarbeit auch während des Sprints zu verbessern, kannst du in jedem Meeting mittels eines kleinen Feedback-Formulars (z.B. eine Bewertung nach der Methode Return on time invested) durchführen. Ich nutze dafür gern Google Forms.

Hier ein Beispiel für ein Feedback-Formular für eine Retrospektive:

Remote Scrum: Feedback zu einer Remote Retrospektive

Alternativ könnt ihr euch gegenseitig mit Peer Feedback wertvolle Rückmeldungen zu eurer remote Zusammenarbeit geben: Peer Feedback

6. Remote Retrospektiven

Es ist möglich Retrospektiven über Videochat produktiv und gewinnbringend durchzuführen. Ein ausführliches Beispiel einer Remote Retrospektive mit einfachen Mitteln findest du hier: Remote Retrospektive mit Beispiel

7. Daily Scrum Format “Walk the Board”

Aus meiner Sicht sind die üblichen 3 Fragen überholt:

  • Was habe ich gestern getan, das dem Entwicklungsteam geholfen hat, das Sprint-Ziel zu erreichen?
  • Was werde ich heute erledigen, um dem Entwicklungsteam beim Erreichen des Sprint-Ziels zu helfen?
  • Sehe ich irgendein Hindernis, das mich oder das Entwicklungsteam daran hindert, das Sprint-Ziel zu erreichen?

Mittlerweile sind die drei Fragen im Scrum Guide auch nur noch eine Empfehlung. Was ist das Problem an den drei Fragen? Sie orientieren sich an den Personen und deren Arbeit und nicht daran, wer noch was tun muss, damit ein Product Backlog Eintrag fertig ist. So kann es schnell passieren, dass das Team während des Daily Scrums zwischen den Backlog-Einträgen hin und her springt und kein gemeinsames Verständnis hinsichtlich der Erreichung des Sprint-Ziels zustande kommt.

Als Alternative, die sich gerade in verteilten Teams bewährt hat, bietet sich die Methode “Walk the Board” an:

  1. Ein Teammitglied übernimmt die Moderation. Wenn man diese Methode einführt, ist es am Anfang sinnvoll den Scrum Master die Moderation übernehmen zu lassen, damit das Entwicklungsteam sich auf die einzelnen Product Backlog Items konzentrieren kann. Später kann man abwechselnd die Moderation an die Teammitglieder des Entwicklungsteams übergeben.
  2. Der Moderator geht, beginnend von oben nach unten, jedes Product Backlog Item durch. Dabei wird festgestellt, was für diese Product Backlog Item noch getan werden muss, damit es abgeschlossen werden kann.
  3. Anschließen werden das Product Backlog Item und die zugehörigen Tasks von rechts nach links aktualisiert, d.h. das Team prüft, welche Tasks und Product Backlog Items erledigt, in Arbeit bzw. offen sind. Wenn bereits genug Arbeit für den Tag verteilt ist, kann man an dieser Stelle aufhören. Man muss nicht alle Tasks und Product Backlog Items durchgehen, wenn man weiß, dass man diese nicht bis zum nächsten Daily Scrum abarbeiten kann.
    Bereits fertiggestellte Product Backlog Items muss man an dieser Stelle nicht mehr betrachten, sie sind ja bereits abgeschlossen.
  1. Abschließend überprüft das Team den Fortschritt im Sprint. Hier hilft es das Team zu fragen, wie zuversichtlich es ist, dass das Sprint-Ziel erreicht wird. Es ist wichtig, dass das Team dies verbalisiert, weil dann ganz schnell und einfach unterschiedliche Ansichten zum Tragen kommen.

Die Idee hinter dieser Methode ist, dass möglichst viele Teammitglieder an einem Product Backlog Item arbeiten. Das stellt sicher, dass das Team nicht wahllos Aufgaben aus dem Sprint Backlog zur Bearbeitung auswählt, sondern, dass das Team interdisziplinär und gemeinsam an wenigen Product Backlog Items arbeitet. Die Methode vermeidet Aussagen aus der Ich-Perspektive und fördert das wir im Team, weil das Team grundsätzlich bei jedem Product-Backlog-Eintrag die Frage beantwortet: Was müssen wir noch tun, damit das Product Backlog Item erledigt ist?

Soziale Events in verteilten Teams

Während in einem Büro der soziale Austausch auf natürliche Weise geschieht, z.B. in der Teeküche oder beim gemeinsamen Mittagessen, stehen verteilte Teams vor anderen Herausforderungen. Die zufällige Plausch an der Kaffeemaschine kommt nicht zustande, man sitzt ja nicht am gleichen Ort. Dennoch können auch Teammitglieder in verteilten Teams eine enge Bindung eingehen.

Das Team muss für solche Begegnungen absichtlich sorgen. Hier ein paar Beispiele:

  • Zweimal wöchentlich je 15 Minuten eine Remote Kaffeepause
  • Gemeinsames virtuelles Frühstücken bzw. Mittagessen
  • Online Spiele spielen
  • etc.

Ich muss zugeben, dass mir zu Beginn solche Aktivitäten extrem suspekt waren. Mit der Zeit gewöhnt man sich aber daran, es macht Spaß und es bringt die Teammitglieder näher zusammen – physisches Distanz aber soziale Nähe.

Verbessere deine Remote Facilitation Skills

Wenn du wenig Erfahrung mit Remote Scrum oder agilem Arbeiten in verteilten Teams hast, dann ist das kein Beinbruch. Gehe offen auf dein Team zu und bitte sie um Unterstützung, damit ihr zusammen eure Fähigkeiten in dieser Richtung ausbauen könnt. Vermutlich geht es deinen Teammitgliedern ähnlich.

Notiere deine Beobachtungen und Erkenntnisse im Scrum Master Journal und leite daraus Maßnahmen zur Verbesserung ab. Formuliere dabei deine Maßnahmen so, dass du im Nachgang messen kannst, welche Wirkung du als Scrum Master erzielt hast.

Wenn du das Journal ausprobieren möchtest, dann trage deine E-Mail-Adresse ein und ich schicke dir das Scrum Master Journal als PDF zu.

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