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Remote Retrospektive: Tools, Tipps und Tricks

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Remote Retrospektive: Tools, Tipps & Tricks

Remote Work ist in Deutschland noch nicht so stark verbreitet. Obwohl viele Unternehmen bereits abteilungsübergreifend bzw. mit externen Dienstleistern remote arbeiten, scheuen sie sich davor, ihren eigenen Mitarbeitern Remote Working zu ermöglichen.

Die rasante Ausbreitung des Coronavirus lässt Unternehmen nun schnell umdenken und gezwungenermaßen wird Remote Arbeit, zumindest zeitweise, empfohlen und aktiv unterstützt.

Für Scrum Master mit wenig Erfahrung in Remote Arbeit ergeben sich neue Herausforderungen. Ich zeige dir, wie ich meine letzte Retrospektive remote durchgeführt habe und gebe dir Tipps für deine nächste Remote Retrospektive.

Remote Retrospektive

Technisches Setup

Die technische Ausrüstung scheint eines der größten Probleme zu sein. Nicht jedes Unternehmen stellt die nötige Hardware und Software für Online Meetings bereit.

Meine persönlichen Erfahrungen zeigen, dass man folgende Ausrüstung für erfolgreiche und produktive Remote Meetings und Online Retrospektiven braucht:

  • Headset mit Mikrofon
  • Webcam
  • Videochat-Tool
  • Collaborationstool zur Visualisierung der Arbeitsergebnisse

Verhalten und Regeln in Remote Meetings

Remote Meetings sind nicht besser oder schlechter als Meetings vor Ort mit allen Teilnehmern: Remote Meetings sind lediglich “anders”.

Dinge, die in persönlichen Meetings “zufällig” passieren, müssen in remote Meetings absichtlich passieren. Dazu gehört zum Beispiel der Small Talk kurz vor Beginn eines Meetings. Oftmals fühlt es sich anfangs komisch an, in Remote Meetings Small Talk zu führen. Wenn man sich aber daran gewöhnt hat, dann ist geht es leicht von der Hand und ist völlig natürlich.

Tipp: Sei als Moderator schon vor Beginn des Termins in den Videochat eingewählt und begrüße die Teilnehmer mit Namen und vielleicht mit einer Frage: “Wie läuft’s?” Dadurch entsteht automatisch Small Talk und du musst keinen eigenen Agendapunkt daraus machen.

Bei Teams mit wenig Remote Erfahrung hilft es, Working Agreements für Online Meetings zu etablieren, z.B.:

  • Alle Teilnehmer sind 5 Minuten vor dem Termin im Videochat
  • Alle Teilnehmer aktivieren die Kamera
  • Wer nicht spricht, deaktiviert sein Mikrofon
  • Kurze prägnante Aussagen, statt lange Monologe
  • Langsam sprechen
  • Remote Meetings dauern nicht länger als 90 Minuten
  • Alle 45 Minuten 5 Minuten Pause
  • Remote Meetings werden pünktlich beendet

Fehlender persönlicher Bezug

Kritiker von Remote Work bringen diesen Punkt regelmäßig als Argument gegen Remote Meetings. Aus meiner Sicht fehlt dann das richtige Mindset. Die Frage müsste eher lauten: Was benötigen wir, damit Remote Meetings für alle Teilnehmer wertvoll werden und der persönliche Bezug nicht verloren geht?

Folgende Beispiele und Aktionen helfen dabei:

  • Alle Teilnehmer aktivieren die Kamera
  • Das Meeting wird mit einem Ice Breaker gestartet (siehe in der Beispiel-Retrospektive unten)
  • Remote Meetings auch für soziale Events nutzen (z.B. Remote Coffee Break, d.h. man tauscht sich bei einem Kaffee online zu Themen außerhalb der Arbeit aus)
  • Feedback nach jedem Meeting, um Remote Meetings zu verbessern

Visualisierungen

Egal ob remote oder nicht, Visualisierungen der erarbeiteten Erkenntnisse entscheiden über Erfolg oder Misserfolg von Meetings. Während du in gewöhnlichen Meetings mit Post-Its schnell Aspekte festhalten kannst, benötigst du in Online Meetings ähnliche Möglichkeiten. Es gibt eine Reihe von Softwaretools, die das ermöglichen, gerade auch für Remote Retrospektiven.

Tools für Remote Retrospektiven

Welche Ausrüstung brauchen du und dein Team, damit eure Retrospektiven auch remote Mehrwert bringen und ihr wirkliche Verbesserungsmaßnahmen identifizieren könnt?

Hardware

Zur Grundausstattung gehören für mich folgende Geräte:

  • Headset mit Mikrofon (Ideal: Mit Noise Cancelling)
  • Webcam mit guter Auflösung
  • Gute Internetverbindung (mindestens 10 MBit/s, Internetgeschwindigkeit testen: https://www.wieistmeineip.de/speedtest/)

Videochat

Ihr solltet euch während eurer Remote Retrospektive sehen können, um Mimik und Gestik der anderen Teilnehmer zu erkennen.

Zoom

Ich bin ein Fan der Software Zoom. Das Tool hat vier entscheidende Vorteile:

  1. Breakout-Rooms
    Innerhalb eines Online Meetings kannst du virtuelle Räume für einzelne Arbeitsgruppen erstellen und so die Teilnehmer für einzelne Aufgaben in Gruppen aufteilen.
  2. Virtueller Hintergrund
    Jeder Teilnehmer kann ein Foto/Bild als Hintergrund bei seinem Kamera-Bild aktivieren und so einen eventuell unaufgeräumten Hintergrund kaschieren. Das baut eine mentale Hürde bei vielen Teilnehmern ab, die der Meinung sind, ihr Hintergrund sieht nicht gut genug aus.
  3. Gleichzeitiges Bildschirm teilen
    Mehrere Teilnehmer können gleichzeitig ihren Bildschirm teilen. So kann man schnell zwischen verschiedenen Dokumenten/Tools wechseln, ohne die Steuerung jeweils übergeben zu müssen.
  4. Alle Teilnehmer sichtbar
    In vielen Videochat-Tools werden nur die Teilnehmer angezeigt, die gerade sprechen. Bei Zoom kann man alle Teilnehmer sehen und so als Moderator auch die versteckten Signale (Augenrollen, etc.) sehen und darauf eingehen.

Übrigens: In der kostenlosen Version von Zoom hast du alle Funktionen der Bezahlfunktion. Die Meetingdauer ist lediglich auf 40 Minuten beschränkt.

Alternative Tools

  • MS Teams (in Office 365 integriert)
  • Google Hangout
  • Skype

Collaborationtools

Es gibt eine Reihe von Tools für die Online Collaboration. Die Beispiel-Retrospektive habe ich mit Google Docs durchgeführt. Dort können alle Teilnehmer gleichzeitig bearbeiten.

Folgende Tools kannst du ebenfalls für deine Remote Retrospektive verwenden:

  • Trello z.B. für
    • Themensammlung
    • Lean Coffee
  • Scrumlr bietet folgende Formate
    • Plus und Delta
    • Lean Coffee
    • Start, Stop, Continue
    • Mad, Sad, Glad
    • Keep, Add, Less, More
    • 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed for)
  • Miro ist eine Online Collaboration Plattform mit verschiedenen Templates, nicht nur für Retrospektiven
  • Mural ist ein digitaler Workspace mit vielen Templates
  • Retrium ist ein Online Retrospektiven Tool mit vielen Aktivitäten und Maßnahmen-Plan
  • Google Docs ist ein online Textbearbeitungs-Tool, in dem dein ganzes Team in Echtzeit am gleichen Dokument arbeiten kann.

Damit deine Retrospektive flüssig läuft, solltest du als Moderator bzw. Facilitator sicher und sattelfest in der Benutzung deiner Tools sein. Nimm dir gegebenfalls Zeit, die Tools kennenzulernen.

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Tipps & Tricks für Remote Retrospektiven

Folgende Tipps und Tricks habe ich aus meiner eigenen Erfahrung gesammelt:

1. Wenn ein Teilnehmer remote ist, sind alle Teilnehmer remote

Oftmals werden bei Teams mit einem bzw. einzelnen Remote-Kollegen diese “dazugeschaltet”, während die anderen Teammitglieder in einem Meetingraum sitzen. Wenn dann noch Arbeitsergebnisse bzw. Notizen und Visualisierungen auf einem Flipchart in dem Meetingraum festgehalten werden, dann sind die Remote-Teilnehmer komplett außen vor.

Als einzelner Remote-Teilnehmer

  • kommst du sehr schlecht zu Wort
  • fallen dir die Ohren von Umgebungsgeräuschen (Husten, Tastaturgeräuschen, Stühle rücken, etc.) ab
  • siehst du die Visualisierunge nicht

Daher gilt in meinem Remote Meetings immer die goldene Regel der Remote Arbeit: “Wenn ein Teilnehmer remote ist, sind alle Teilnehmer remote!”, d.h. mit eigenem Rechner, Kamera und Mikrofon.

2. Jeder Teilnehmer aktiviert seine Kamera

In einer Retrospektive werden auch mal persönliche Dinge angesprochen. Umso wichtiger ist es, dass jeder Teilnehmer sichtbar ist und Mimik und Gestik wahrgenommen werden.

3. Etabliere Working Agreements für Remote Meetings

Wenn auch dein Team für eine gewisse Zeit remote arbeiten muss, wie jetzt in Zeiten der Coronakrise, dann etabliert Vereinbarungen für die Art und Weise der Zusammenarbeit bzw. passt eure Working Agreements an. Das bekommt man auch in 30 Minuten hin. Gegebenenfalls könnt ihr später, beruhend auf eurer Erfahrung der Online Zusammenarbeit, diese anpassen.

4. Starte mit einem Ice Breaker

Um die Remote Retrospektiven abwechslungsreich zu gestalten, beginne ich mit einem Ice Breaker. Wichtig ist hier, dass die Teilnehmer etwas aktiv machen müssen. Eine Übersicht über verschiedene Ice Breaker findest du hier: https://www.collaborationsuperpowers.com/44-icebreakers-for-virtual-teams/

5. Alle 45 Minuten eine fünfminütige Pause einlegen

Online Meetings können anstrengend sein. Ich plane ca. alle 45 Minuten eine fünfminütige Pause ein, in der ich die Teilnehmer bitte, von ihrem Rechner wegzugehen. So lassen sich auch längere Remote Meetings produktiv gestalten und die Aufmerksamkeit bleibt hoch.

6. Sammle immer am Ende Feedback zu der jeweiligen Retrospektive ein

Um deine Remote Facilitation Skills auszubauen und zukünftige Remote Retrospektiven noch besser zu gestalten, solltest du am Ende deiner Retrospektive Feedback deiner Teilnehmer einsammeln. Das kannst du zum Beispiel ganz leicht und kostenlos über Google Formular machen:

Feedback zu einer Remote Retrospektive

Beispiel einer Remote Retrospektive

Hier zeige ich dir, wie ich meine letzte Remote Retrospektive mit ganz einfachen Mitteln durchgeführt habe.

Wir haben folgende Tools zur Verfügung gehabt:

  • Confluence
  • MS Teams
  • Google Docs
  • Google Formulare

Das Google Doc zur Retrospektive findest du hier: Ablauf einer Remote Retrospektive

Ich hatte ein Thema, dass wir schon länger angehen wollten: „Roadmap zur Teamentwicklung“

Um meinem Team aber dennoch die Möglichkeit zu geben, eigene Themen zu besprechen, habe ich den Punkt “Herzensangelegenheiten” eingebaut. Dort können die Teilnehmer dringende Dinge anbringen, die timeboxed besprochen werden.

Für jeden Agendapunkt habe ich ein Bild gesucht und eingebaut. Das lockert ein solches Meeting auf und unterstützt die visuelle Wahrnehmung.

Am Ende habe ich die Teilnehmer gebeten freiwillig Feedback über dieses Formular zu geben:

Feedback zu einer Remote Retrospektive

Folgendes Feedback kam zustande:

Umfrage zu Remote Retrospektive

Fazit

Remote Retrospektiven können genauso produktiv und gewinnbringend sein, wie Retrospektiven, die vor Ort stattfinden. Als Moderator solltest du dir überlegen, wie du fehlende Elemente online kompensieren kannst.

Die Vorbereitung kann je nach Erfahrung und Toolset etwas ausführlicher ausfallen. Aus meiner Erfahrung lohnt sich das. Versuche dabei so zu arbeiten, dass du einzelne Teile deiner Retro zukünftig in anderen Teams oder Projekten wiederverwenden kannst.

Und wie du generell Scrum in verteilten Teams erfolgreich umsetzen kannst, erfährst du hier:

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